A lo largo de nuestras vidas tenemos muchos documentos que merecen ser guardados en un lugar importante y es que no solo hablamos de contratos de apertura de cuentas bancarias o de facturas de compras, sino que hablamos de otras cuestiones mucho más importantes como la escritura de un piso, el libro de familia, poderes notariales u otro tipo de documentación que ha de ser guardada con mimo. Sin embargo, esta documentación personal de la que os hablamos también se puede extrapolar a las empresas, quienes han de guardar mucha más documentación que una familia.
En este sentido, sobre todo en función de la empresa y su tamaño, la documentación que se ha de guardar es mucho más voluminosa que la de una familia media, puesto que además de los diferentes libros de cuentas, también se ha de guardar otra documentación como fichas de clientes, albaranes, facturas, etc. Así, en estos casos, la custodia documental se hace muy interesante para las empresas, sobre todo en la actualidad, donde la ley de protección de datos puede imponer importantes sanciones a las compañías que no hacen bien su trabajo en lo que a datos personales se refiere. Sin embargo, aunque habitual, el término de custodia documental no tiene una definición que muchos conozcamos, por lo que nosotros os queremos dar respuesta a vuestras dudas y os decimos que este término se refiere a un servicio mediante el cual se almacenan y organizan los documentos de una empresa, ya sea en medios físicos o electrónicos. Además, para ubicarnos, el lugar donde se guardan dichos documentos se denomina archivo. Este término no solo hace referencia al conjunto de documentos almacenados, sino que también se puede referir al lugar donde son almacenados, o a la empresa encargada de custodiarlos. Así, en la actualidad, las empresas suelen acudir a los servicios de custodia de documentos por distintas razones:
- Falta de espacio para almacenar la información en sus instalaciones.
- Ausencia de equipos técnicos y tecnológicos de almacenamiento.
- Carencia de personal especializado en gestión de documentos.
- Custodia documental.
Si bien, sea como fuere, la custodia documental proporciona numerosas ventajas a una empresa, siendo, algunas de ellas:
- Permite ahorrar espacio y minimiza los costes de almacenamiento.
- Garantiza la seguridad física de la información.
- Ofrece un acceso seguro a los documentos, solo por las personas autorizadas a ello.
- Implementa políticas de retención de documentos.
- Asegura que la empresa cumple con la normativa del RGPD y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales respecto a los plazos de conservación de datos de clientes.
Esto supone que, en definitiva, confiar en una empresa externa de gestión documental aumenta la seguridad y asegura una mayor tranquilidad a los dueños de la información. Por ello, si vosotros estáis pensando en externalizar este servicio y no conocéis ninguna compañía de confianza, nosotros os recomendamos que recurráis a Git doc, quienes cuentan con una gran experiencia en esta materia y se convertirán en vuestro mejor aliado para solucionar todos los problemas que tengáis en lo que a gestión documental respecta.
¿Cómo se deben de archivar los documentos?
En una empresa se maneja numerosa documentación sensible que ha de ser bien custodiada, tal y como ocurre con la información de proyectos, expedientes, contratos, etc. Por ello, se debe organizar esta información de forma segura, y para ello os queremos mostrar con se han de archivar los documentos, tanto en formato físico como en digital.
- Consejos para archivar documentos en físico:
- Emplea clasificadores, carpetas, archivadores o accesorios similares que permitan agrupar y ordenar la documentación.
- Implementa un sistema estándar, es decir, que siempre se siga el mismo método y que todos los empleados cumplan con la operativa.
- Pega etiquetas en carpetas o archivadores para distinguir unos documentos de otros.
- Coloca los archivos por importancia o por criterios de actualidad, de forma que sea más fácil visualizar los documentos a los que se accede con más frecuencia.
- Guarda juntos documentos de todo tipo que pertenezcan al mismo proyecto.
- Evita dejar los documentos en el escritorio o en otros lugares no destinados a cumplir la función de almacenamiento.
- Elimina los documentos que ya no son necesarios.
- Consejos para guardar documentos de forma digital:
- Compra un escáner para poder digitalizar la información que se encuentra en papel.
- Crea copias de seguridad en la nube o en un disco extraíble.
- Implementa una nomenclatura de archivos para acceder a ellos de forma más fácil.
- Evita guardar los documentos en el escritorio del ordenador.
- Separa y codifica las carpetas.
- Crea contraseñas para que solo puedan acceder a los documentos las personas autorizadas.
- Agrupa las carpetas por proyectos.
- Comprime los archivos para que ocupen menor espacio.
- Utiliza programas o software para gestión documental.
